Geplaatst op 19 september 2019
Door Dennis Mattijssen
In Blog
Forse kostenbesparing voor inkopers én leveranciers? Het kan!
Veel bedrijven besteden een deel van hun werkzaamheden uit aan leveranciers. Het werken met leveranciers biedt flexibiliteit en geeft toegang tot specialismes die je zelf niet in huis hebt. Aan de andere kant levert het ook administratief werk op. Eén van de grootste uitdagingen is het up-to-date houden van de informatie van je handelspartner.
Vanuit het oogpunt van aansprakelijkheid en risicomanagement worden veel eisen gesteld aan leveranciers. Zo eisen veel opdrachtgevers dat leveranciers aantonen dat ze voldoen aan kwaliteitseisen, bepaalde certificeringen hebben en verzekerd zijn tegen bepaalde risico’s. Denk aan certificaten als ISO (45001, 13001:2015, 9001), de VCA, OHSAS8001. Maar ook bedrijfsrisico’s worden afgedekt met (verplichte) verzekeringen, zoals een Aansprakelijkheid Verzekering Bedrijven (AVB) of Wettelijke Aansprakelijkheid Motorrijtuigen (WAM)
Het verzamelen van al die documentatie kan een tijdrovende klus zijn. Niet alleen voor u, maar ook voor de leverancier.
Crediteuren kosten geld
Het aanhouden van crediteuren kost geld, ook wanneer je facturen niet meerekent. Certificaten moeten worden opgevraagd en opgeslagen, waarbij ze op tijd verlengd moeten worden.
Een van de grootste bouwbedrijven in Nederland heeft ooit berekend dat het up-to-date houden van de informatie jaarlijks € 200 per crediteur kost. Dat vond het bedrijf iets te gortig, met 10.000 leveranciers betekent dit een kostenpost van € 2.000.000 per jaar. Hun oplossing: drastisch snijden in het aantal toeleveranciers. Dit bouwbedrijf is positief over deze reductie, ook omdat grotere contracten veelal gunstigere condities betekenden. Ook verwacht het bedrijf dat de samenwerking met voorkeursleveranciers veel intensiever kan worden.
Het kan ook anders
Voor de afgevallen leveranciers is de stap van dit bouwbedrijf slecht nieuws. Zij verliezen met het bedrijf een belangrijke klant. Dat doet pijn, ongeacht hoe goed de argumenten voor de beslissing ook zijn.
De meeste bedrijven zitten in een andere situatie dan het bouwbedrijf waarover we spraken. De meeste bedrijven hebben veel minder leveranciers, waardoor het lastig is om het aantal terug te dringen. Bovendien werken bedrijven vaak al lang samen met een leverancier, die daardoor precies weet wat de opdrachtgever verwacht. Afscheid nemen van leveranciers is niet de enige manier om kosten te besparen. Met het online platform for Suppliers kunnen zowel opdrachtgevers als leveranciers fors besparen op de administratieve kosten, terwijl de relatie intact blijft.
Goedkoper voor iedereen
Met for Suppliers is het verzamelen van de juiste gegevens een peulenschil. Met één druk op de knop heeft u in het ‘Mijn Leveranciers’ scherm inzicht in alle door uw leveranciers verstrekte gegevens. Ook kunt u heel eenvoudig leveranciers uitnodigen, die vervolgens slechts één keer hun documenten hoeven te uploaden waarna deze voor alle deelnemende opdrachtgevers gebruikt kunnen worden. Dit gebeurt allemaal digitaal. De leverancier bespaart hierdoor tijd en kan goedkoper werken.
Validatie gegevens en documenten gegarandeerd
For Suppliers neemt de validatie en verificatie van de ingediende gegevens voor haar rekening, Hierdoor weet u als opdrachtgever zeker dat de gegevens altijd volledig, juist en betrouwbaar zijn.
Gegevens zijn altijd veilig
For Suppliers besteedt veel tijd en geld aan de beveiliging van de opgeslagen gegevens. De leveranciersgegevens zijn alleen toegankelijk voor opdrachtgevers die door de leverancier zijn goedgekeurd. Daarnaast heeft for Suppliers een robuuste cybersecurity, om hackers buiten de deur te houden.
Makkelijke koppeling aan het financieel systeem
Dankzij een export-functie kunt u alle gegevens uit for Suppliers eenvoudig downloaden en importeren in uw eigen administratieve systeem. Dankzij de API heeft u 24/7 toegang tot alle gegevens.
Met for Suppliers hebben opdrachtgevers altijd inzicht in de gegevens van hun leveranciers. Volledig, betrouwbaar en gevalideerd. Dat geeft rust en bespaart geld.